Доставка DHL показывает другое имя отправителя: почему и как исправить

Клиент из России недавно сообщил нам о разочаровании — в счете и транспортных документах на доставку светодиодной ленты был указан совершенно неизвестный нам компания, не наша.

В вашем отправлении DHL отображается другое имя отправителя, потому что экспедиторы часто используют общие агентские аккаунты, торговые аккаунты или аккаунты сторонних логистических компаний для бронирования отправлений. Тип аккаунта определяет, чьё имя будет указано в авианакладной, в таможальном инвойсе и на странице отслеживания — и это не обязательно реальный продавец или поставщик, у которого вы приобрели товар.

После разбора ситуации с нашими логистическими партнерами я узнал, что проблема связана с тем, как работают типы аккаунтов курьеров в международной доставке. Позвольте объяснить вам точно, что вызывает это и что вы можете сделать.

Почему на моем отслеживании DHL отображается другое имя отправителя?

Один из наших оптовых партнеров в России однажды прислал скриншот своей страницы отслеживания DHL. Имя отправителя было другим, о котором он никогда не слышал — не Glowin, и не его собственный бренд.

Название фабрики появляется, потому что ваш экспедитор использовал торговый аккаунт, зарегистрированный на юридическое лицо фабрики. Торговые аккаунты DHL требуют, чтобы вся информация о отправителе в авианакладной и таможенной накладной совпадала с зарегистрированным названием компании, что переопределяет вашу брендированную информацию во всех документах о доставке.

Это один из самых распространенных источников путаницы в международной B2B-доставке ¹. Когда мы отправляем заказы светодиодных лент подрядчикам и дистрибьюторам за границей, выбор аккаунта курьера напрямую влияет на то, чье имя отображается в отслеживании и документах. Позвольте объяснить три основных типа аккаунтов.

Объяснение трех типов аккаунтов DHL

Международные курьеры ² такие как DHL, UPS и FedEx работают с экспедиторами ³ через разные структуры аккаунтов. Каждая структура служит разным бизнес-целям, и каждая влияет по-разному на отображаемую информацию о отправителе в вашей отправке.

Почему торговые аккаунты требуют смены имени

Торговый аккаунт связан с конкретным юридическим лицом ⁴. Система DHL автоматически заполняет поле отправителя с зарегистрированным названием этого юридического лица. Поэтому, если ваш экспедитор маршрутизирует вашу посылку через торговый аккаунт, принадлежащий Заводу XYZ, страница отслеживания, уведомление о доставке и таможенный счет-фактура ⁵ все будут показывать Factory XYZ — несмотря на то, что вы являетесь фактическим продавцом.

Это не ошибка ярлыка доставки. Так система работает по замыслу. Курьеру нужны данные владельца аккаунта для выставления счетов и соблюдения требований.

Каналы Гонконг против материкового Китая

Также есть географический фактор. Отгрузки, маршрутизированные через каналы Гонконга, часто дешевле, чем через каналы материкового Китая. Многие экспедиторы ведут агентские счета в Гонконге для получения лучших тарифов. Когда ваша отправка проходит через агентский счет в Гонконге, имя отправителя в отслеживании может быть логистической компанией из Гонконга, с которой вы никогда не работали.

Для наших отправок светодиодных лент в Австралию мы сталкивались с обеими ситуациями. Когда экспедитор использует свой агентский счет в Гонконге, происхождение посылки в отслеживании показывает логистическую компанию из Гонконга. Когда используется торговый счет материкового Китая, появляется название фабрики. Ни то, ни другое не отражает наш бренд, и это, понятно, сбивает с толку конечных получателей.

Оказывает ли наличие другого имени отправителя в моей авианакладной DHL влияние на процесс таможенного оформления?

В прошлом году у нас была ситуация, когда груз с высоковольтными светодиодными лентами задержался на таможне в Австралии на три дополнительных дня. Причина? Детали получателя и коммерческий счет-фактура ⁷ указали одну компанию, а авианакладная показывала совершенно другое имя отправителя.

Да, несоответствие имени отправителя в вашей авианакладной DHL может задержать или усложнить таможенное оформление. Многие страны, импортирующие товары, требуют, чтобы все документы для оформления — коммерческий инвойс, упаковочный лист и авианакладная — показывали согласованную информацию об отправителе. Несовпадение данных между этими документами может вызвать задержки на таможне или дополнительные проверки.

Таможенные органы ищут согласованность между документами. Когда имя отправителя на вашей накладной говорит "ABC Logistics Hong Kong", а ваш коммерческий счет-фактура — "Glowin LED Technology", такое несоответствие вызывает подозрение. Это не всегда приводит к отказу, но может значительно замедлить процесс.

Какие страны самые строгие?

Разные страны по-разному требуют согласованности документов. Исходя из нашего опыта отправок в Германию и Австралию, мы заметили следующее:

Таможенная служба Германии обычно принимает незначительные расхождения, если коммерческий счет-фактура и упаковочный лист совпадают друг с другом. Но пограничная служба Австралии склонна более внимательно проверять несоответствия, особенно для коммерческих отправлений выше определенного порога стоимости.

Какие документы должны совпадать?

Для бесперебойной таможенное оформление ⁸, вот основные документы и важные поля:

Как предотвратить таможенные проблемы

Самое простое решение — связаться с вашим поставщиком до отправки груза. Когда нашим клиентам нужны все документы, чтобы совпадали с названием их компании, мы заранее координируемся с нашим экспедитором. Мы указываем, что коммерческий счет, упаковочный лист и накладная должны отражать согласованное имя отправителя — будь то название нашей компании или предпочтительный идентификатор отправителя клиента.

Если ваша страна импорта требует строгого соответствия документов, сообщите вашему поставщику, какое имя должно быть указано на каждом документе. Этот один разговор может сэкономить дни задержек на таможне и избежать ненужных сборов за хранение в порту назначения.

Некоторые экспедиторы могут организовать использование торгового счета, зарегистрированного на настоящее имя вашего поставщика. Это немного дороже в некоторых случаях, но устраняет несоответствие имени получателя и отправителя, вызывающее проблемы на границе.

Почему в моей отправке DHL указана логистическая компания в качестве отправителя, а не мой реальный поставщик?

Один из клиентов подрядчика однажды написал нам в замешательстве и немного встревоженно. Его уведомление о доставке говорило, что отправитель — компания "ShenZhen Global Express Ltd." — не мы, не какое-либо знакомое ему имя. Он подумал, что ему доставили чужую посылку.

Ваше отправление DHL указывает логистическую компанию как отправителя, потому что экспедитор вашего поставщика использовал агентский аккаунт для бронирования отправления. Агентские аккаунты зарегистрированы на имя логистической компании, поэтому система DHL автоматически отображает эту организацию как отправителя в отслеживании и на транспортной наклейке, независимо от того, кто является фактическим поставщиком товара.

Это, пожалуй, самый распространенный сценарий в международных B2B-перевозках. Агентские счета — основа работы экспедиторов. Они договариваются о оптовых тарифах с DHL, UPS и FedEx, а затем направляют грузы от десятков — иногда сотен — различных торговых компаний через один счет. Экономия затрат значительна, поэтому большинство поставщиков по умолчанию используют этот метод.

Как работает система агентского счета

Представьте это как службу такси с разделением. Экспедитор — это таксомоторная компания. Ваш посылка — это один пассажир. Такси зарегистрировано на имя компании, а не на ваше. Поэтому, когда DHL сканирует груз, система видит учетные данные экспедитора — их счет, их имя, их адрес.

Вот как это работает в простых словах:

1. Ваш поставщик (предположим, это мы) упаковывает и маркирует товары.
2. Мы передаём отправление нашему экспедитору.
3. Экспедитор бронирует отправление, используя свой аккаунт агентства DHL.
4. Система DHL регистрирует владельца аккаунта агентства как отправителя.
5. Вы видите название логистической компании в отслеживании и на накладной.

Это то же самое, что дропшиппинг?

Не совсем, но есть сходство. В модели дропшиппинга поставщик отправляет напрямую конечному покупателю, и название розничного продавца никогда не появляется на посылке. В нашем случае продукт действительно поступает от вашего поставщика — но логистический слой вставляет название третьей стороны. В результате выглядит похоже на получателя: незнакомый отправитель.

Ключевое отличие — это намерение. Название экспедитора — это артефакт логистики. Название поставщика дропшиппинга — это бизнес-решение. Обе ситуации можно управлять с помощью правильной коммуникации.

Что вы можете сделать по этому поводу

Если для вас важно видеть на документах отправки настоящее имя вашего поставщика (или ваш собственный бренд) — а для реселлеров с частной маркой это почти всегда так — вот ваши варианты:

• Запросить отправку по торговому аккаунту. Попросите вашего поставщика использовать торговый аккаунт, зарегистрированный на его собственное название компании. Обычно это стоит немного дороже, но это обеспечивает правильное указание юридического лица на всех документах.
• Предоставьте свой собственный номер аккаунта третьей стороны. Если у вас есть собственный аккаунт DHL Express, ваш поставщик может отправлять, используя ваши учетные данные. Ваше имя будет отображаться как держатель аккаунта. Однако будьте в курсе, что аккаунты третьих сторон могут сталкиваться с ограничениями при доставке в пиковые сезоны и усложнять обработку претензий по повреждениям.
• Уточните требования к документам заранее. Перед отправкой первого заказа укажите точно, какое имя и адрес должны отображаться на каждом документе. Хороший поставщик без проблем выполнит это требование.

Со своей стороны, когда клиент упоминает необходимость брендированной упаковки и единых данных получателя во всей документации, мы информируем нашу логистическую команду до начала производства заказа. Гораздо проще правильно настроить всё с самого начала, чем исправлять после того, как посылка уже в пути.

Могу ли я изменить информацию об отправителе на моей этикетке DHL, чтобы она соответствовала названию моего бизнеса для частного брендинга?

Мы усвоили этот урок на собственном опыте. В начале, наш партнер с частной маркой попросил нас указать его название на этикетке DHL. Мы предположили, что наш экспедитор может просто ввести любое имя. Это оказалось неправильно — и несоответствие в таможенной накладной почти стоило нашему клиенту недели задержки.

Вы не можете свободно изменить информацию об отправителе на этикетке DHL на любое имя по вашему желанию. Имя отправителя связано с аккаунтом DHL, используемым для бронирования. Чтобы отображать название вашего бизнеса, вы должны либо отправлять через торговый аккаунт, зарегистрированный на вашу компанию, либо предоставить свой собственный сторонний номер аккаунта DHL, чтобы ваши данные автоматически заполнили этикетку.

Частная маркировка ⁹ Это очень важная часть нашего бизнеса. Дистрибьюторы и реселлеры должны обеспечить, чтобы их брендовая идентичность распространялась от упаковки продукта до этикетки и таможенной накладной. Проблема в том, что система DHL построена вокруг данных на уровне аккаунта, а не ручных изменений.

Почему вы не можете просто отредактировать имя отправителя

DHL связывает поле отправителя с платежным аккаунтом. Это мера соответствия и предотвращения мошенничества ¹⁰. Если бы кто-то мог ввести любое название компании в поле отправителя, это бы подорвалло прослеживаемость, на которую полагаются таможенные органы и сама DHL. Название на этикетке должно соответствовать проверенной организации в системе DHL.

Ваши варианты для доставки под частной маркой

Вот сравнение практических подходов, которые мы использовали с нашими клиентами:

Практический компромисс

Для большинства наших клиентов с частной маркой решение — гибридное. Мы отправляем с помощью экономичного агентства или торгового счета, но подготавливаем всю коммерческую документацию — счета, упаковочные листы, сертификаты — под брендом клиента. Отслеживание DHL может показывать название логистической компании или нашего завода, но документы, которые видят таможенный брокер и конечный клиент, отражают бренд клиента.

Это не идеально. В странах с жесткими правилами совпадения документов даже такой гибридный подход может вызывать трения. Но для таких направлений, как Россия и Германия, где у нашей команды самый большой опыт, это работает в большинстве случаев, если коммерческий счет и упаковочный лист внутренне согласованы.

Когда следует привлекать вашего экспедитора на ранней стадии

Самое важное, что вы можете сделать — это поднять этот вопрос до первой отправки. Сообщите вашему поставщику и экспедитору:

• Какое имя должно быть указано на транспортной этикетке
• Какое имя должно быть указано в таможенной накладной
• Требует ли ваше направление документальное соответствие всей документации

Наша команда всегда спрашивает новых клиентов о предпочтениях по маркировке и документации на этапе расчета стоимости. Это занимает пять минут, чтобы правильно настроить, но может потребоваться пять дней, чтобы исправить после того, как посылка уже находится на таможне.

Если вы создаете бренд с частной маркой и заказываете из-за границы, рассматривайте документацию по логистике как продолжение вашего брендинга. Это не только о содержимом коробки. Это о каждом контакте, который видит ваш клиент или таможенный инспектор. Уведомление о доставке с случайным названием компании подрывает профессиональный имидж, который вы старались создать.

Заключение

Различное имя отправителя в вашем отправлении DHL обычно связано с вопросами логистического аккаунта, а не с мошенничеством. Заблаговременно сообщайте поставщику о требованиях к документации и выбирайте правильный тип аккаунта, чтобы обеспечить гладкое оформление таможенных процедур и сохранение бренда.

Примечания

1. Предоставляет всестороннее руководство по бизнес-от бизнесу доставке через международные границы. ↩︎
   

2. Список и сравнение крупнейших международных курьерских компаний и их услуг. ↩︎
   

3. Объясняет роль и функции экспедиторов в логистике. ↩︎
   

4. Объясняет, что такое юридическое лицо и его значение в бизнес-операциях и ответственности. ↩︎
   

5. Подробно описывает цель и требования коммерческого счета для международной торговли и таможенного оформления. ↩︎
   

6. Определяет авианакладную и её важность как договора перевозки и документа для отправки. ↩︎
   

7. Обозначает важность и составные части коммерческого счета в международных торговых операциях. ↩︎
   

8. Описывает процесс таможенного оформления международных грузов и его этапы. ↩︎
   

9. Объясняет бизнес-модель частной маркировки, её преимущества и как она работает для розничных продавцов. ↩︎
   

10. Обсуждает стратегии и важность предотвращения мошенничества для защиты активов организации. ↩︎